Warum Vorlagen das Leben leichter machen

Es gibt im Privaten und natürlich im Beruf Tätigkeiten und Aufgaben, die sich wiederholen. Sei es die Urlaubsplanung, die Erstellung eines Angebots oder die Konzeption einer Internetseite, wie in unserem Fall als Agentur für Markenkommunikation, um ein paar Beispiele zu nennen. Derartige Projekte enthalten eine Vielzahl einzelner Arbeitsschritte und wichtiger Aspekte, die man bei der Durchführung beachten muss und keinesfalls vergessen darf. Um das sicherzustellen, kann und sollte man Vorlagen, Checklisten oder Templates verwenden.

Vorlagen erleichtern das Leben, indem sie diese Vorgänge strukturieren und einen Überblick über den Fortschritt der Tätigkeit verschaffen. Das spart sowohl Zeit als auch Geld und ermöglicht ein effizienteres Zusammenarbeiten. Wir zeigen, welche Vorteile bei der Nutzung von Vorlagen entstehen, wann es sich lohnt, Vorlagen zu erstellen, und wie der oder die Projektmanager*in dabei am besten vorgeht.

Was bringt eine Vorlage?

Vorlagen steigern die Effizienz, denn sie verkürzen die Arbeitszeit. Wer mit Vorlagen arbeitet, spart den Aufwand, sich jedes Mal aufs Neue die notwendigen Arbeitsschritte zu überlegen. Außerdem sorgen vorab angelegte Listen dafür, dass das Projektmanagement garantiert keine wichtige Tätigkeit vergisst.

Checklisten strukturieren Vorgänge, zeigen den Status Quo auf einen Blick und dokumentieren den jeweiligen Fortschritt. Gerade, wenn mehrere Personen im Team zusammenarbeiten, behalten alle Beteiligten eine gute Übersicht.

Ein Leitfaden mit entscheidungsrelevanten Informationen beispielsweise ist eine nützliche Vorlage. Er stellt sicher, dass alle wichtigen Aspekte vor der endgültigen Entscheidung beleuchtet wurden oder unterstützt die Entscheidungsträger bei der Gewichtung unterschiedlicher Kriterien.

Bei der Kommunikation mit Dienstleistern kann das ebenfalls sehr hilfreich sein. Insbesondere, wenn einzelne Aufgaben an unterschiedliche Personen delegiert werden. Die Vorlagen und Checklisten lassen sich außerdem einfach auf die individuellen Projekte anpassen. Außerdem kann dies eine Grundlage für regelmäßige Treffen sein. So fällt beispielsweise die Strukturierung bzw. Themenfindung bei den sogenannten Jourfixes oder Weekly Meetings leichter.

Für welche Aufgaben lohnt es sich Vorlagen zu erstellen?

Prinzipiell ist eine Vorlage für Aufgaben mit mehreren Arbeitsschritten nie falsch. Insbesondere bei untypischen, nicht-alltäglichen oder komplexen Aufgaben mit vielen Zwischenschritten eignet sich eine Checkliste.

Allerdings kommen wiederkehrende Tätigkeiten, die immer mit der gleichen Vorgehensweise erledigt werden können, ebenfalls für eine Vorlage in Frage. Was ist praktischer, als gewisse Abläufe einfach nach Schema F auszuführen statt fortwährend neue Ansätze zu suchen?

Auch beim Design setzt man auf Vorlagen – sogenannte Templates. Hier ist das Layout mit Farben, Formen, Schriften, Textfelder etc. oft schon vordefiniert. Der Inhalt muss dann nur noch entsprechend in das Template eingepflegt werden. Wir fokussieren uns in diesem Beitrag allerdings auf Vorlagen im Projektmanagement.

Welche Vorlagen gibt es?

Das Spektrum an Vorlagen ist breit – von der Word-Vorlage bis hin zur Vorlage für den Lebenslauf. Welche Liste die richtige für dein Selbstmanagement ist, hängt vom Kontext ab. Einfache und gängige Vorlagen sind beispielsweise

• Vorlagen für Arbeitsabläufe
• Vorlagen für Bewerbungen
• Todo-Listen
• Checklisten beim Reisen
• Checklisten beim Umzug
• Einkaufslisten

Wie erstelle ich eine Vorlage?

Zunächst entscheidest du dich für das Programm, in dem die Vorlage erstellt werden soll. Anschließend sammelst du alle notwendigen Informationen rund um deine Aufgabe. Dazu kann eine Recherche im Internet hilfreich sein. Diese Daten strukturierst du nun und machst daraus Aufgabenpakete.

Bevor du die Vorlage anderen zur Verfügung stellst, muss diese einen kleinen Test bestehen. Funktioniert die Checkliste gut? Ist der Aufbau logisch? Muss an der ein oder anderen Stelle noch ein wenig gefeilt werden? etc. Erst dann kann die Vorlage abgelegt werden.

Wie arbeite ich im Projektmanagement richtig mit einer Vorlage?

Zentrale Ablage: Unternehmen sollten ihre Vorlagen an einem zentralen Ort sammeln, auf den jeder Beteiligte Zugriff hat. So wird sichergestellt, dass keine Informationen oder wichtigen Arbeitspakete verloren gehen.

Präzise Formulierung: Um die Aufgaben für jeden eindeutig zu formulieren, gibt es verschiedene Hilfsmittel wie die W-Fragen oder das PIDEWaWa-Prinzip. Dieses steht für

• Durch konstruktive und aktive Formulierungen positiv sein
• Den Ist-Zustand betrachten und Präsens verwenden
• Detailliert bzw. konkret messbare Formulierungen
• Erreichbare Meilensteine festlegen
• Wann muss das Projekt abgeschlossen sein?
• Warum muss diese Aufgabe erledigt werden?

Regelmäßige Status-Updates: Die Projektverantwortlichen sollten regelmäßig die Checklisten bzw. Arbeitspakete anschauen, Veränderungen notieren oder Terminupdates eintragen. Außerdem lohnt sich ein Blick auf Aufgaben, die schon seit längerem überfällig sind. Hier sind nicht immer Probleme entstanden. Diese Arbeitspakete können beispielsweise veraltet und somit irrelevant für das Projekt geworden sein.

Klare Verantwortlichkeiten: Die Aufgabenliste hat einen Hauptverantwortlichen. Jedes zugehörige Arbeitspaket ist einer verantwortlichen Person zugeordnet, die im besten Fall auch beim Meeting anwesend war.

Rückblick: Am Ende einer Projektphase lohnt es sich für die Beteiligten nochmal zurück zu blicken und ihre Erfahrungen mit der Vorlage überdenken. Gibt es Optimierungsbedarf, kann dieser in die Vorlage für die nächsten Projekte eingepflegt werden.

Weniger ist mehr: Die Struktur der Vorlagen sollte möglichst schlank sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Verantwortlichen ihren Fokus für die einzelnen Aufgabenpakete verlieren.

Fazit

Schneller, unkomplizierter und übersichtlicher – Vorlagen sind jedem ans Herz zu legen. Sie verbessern das Selbstmanagement und können bei entscheidungsrelevanten Informationen unterstützen. Wichtig ist, dass alle Projektmitarbeiter*innen einen Zugriff auf die Vorlagen haben, um eine Wissenslücke zu vermeiden.